Оффбординг

Уволить сотрудника и выиграть от этого: как провести эффективный оффбординг

Сегодня увольнение не означает, что путь сотрудника в бизнесе завершён. О том, как выстроить процесс оффбординга, который будет полезен всем сторонам, рассказывает Friday.


За последние несколько лет онбординг стал важным процессом, о котором много говорят. А вот про оффбординг бизнес часто забывает, хотя задачи у него те же: наладить диалог с сотрудником и сделать так, чтобы он приносил компании эффективность. 

Сегодня увольнение не означает, что путь сотрудника в бизнесе завершён. Если компания поддерживает контакт с уволившимся человеком, она продолжает оправдывать те капиталовложения, которые были сделаны на этапе поиска, найма, адаптации и обучения. 

Что такое оффбординг

Оффбординг — это процесс выхода сотрудника из компании. Его целью является сохранение эффективности отношений «работодатель-сотрудник, несмотря на то, что сотрудник уже переходит в статус «экс».

Кто участвует в процессе оффбординга:

  • сотрудник;
  • его команда;
  • менеджер или лид — тот человек, из чьей команды уходит сотрудник;
  • HR-менеджер;
  • наставник или бадди.

Как не нужно увольнять: кейс Revolut

Компания Revolut, которая переживала кризисный период, поставила ряд сотрудников перед выбором: покинуть компанию по собственному желанию или согласиться на снижение зарплаты. Увольнения проводились закрыто. Одна из сотрудниц, которая была расстроена происходящим, рассказала СМИ, что ей предложили уволиться по соглашению сторон — в ином случае её уволили бы за некачественную работу, хотя до этого претензий к ней не было. Как результат: случай стали активно обсуждать в прессе, компания понесла денежные и репутационные издержки, а также потеряла часть клиентов. 

Revolut staff claim they’ve been told to quit their jobs or be fired  WIRED UK - Google Chrome

То, как компания обращается с сотрудниками, влияет на репутацию компании среди нынешних и потенциальных клиентов. Поэтому открытость, когда речь идёт о щекотливых моментах оффбординга, очень важна. 

Зачем бизнесу процесс оффбординга

Чтобы в компанию могли вернуться бумеранги

Сотрудники, которые уходят и возвращаются — обычная история для бизнеса. Во-первых, расставаться с высокоуровневыми специалистами всегда тяжело, и есть шанс, что после неудачного опыта на рынке сотрудник захочет вернуться в компанию. Но это возможно только в том случае, если расставание было этичным. Во-вторых, в бумеранга не нужно вкладывать столько же ресурсов, сколько в новичка: он уже понимает вашу культуру и бизнес-процессы, поэтому будет работать более эффективно. Согласно исследованию Skynova, 42% вернувшихся сотрудников работают на том же уровне, что и раньше, а целых 38% улучшают свои показатели. 

Андреа Леньяни, руководитель отдела по работе с уволившимися сотрудниками в финансовой корпорации Citi, подмечает, что 10% нынешних сотрудников Citi — это бумеранги. Если считать от общего числа работников корпорации — это 20 тысяч вернувшихся сотрудников. Достичь такого результата помогает регулярная работа с «выпускниками» и посыл «давайте оставаться на связи, поскольку у нас в любое время может быть классная возможность для вас».

Чтобы создавать амбассадоров компании

Когда сотрудник выходит на рынок труда, он будет рассказывать своим потенциальным работодателям и знакомым, как происходило его увольнение. Если вы расстались плохо — человек захочет поделиться болью. Если расстались на хорошей ноте — захочет похвастаться. Это важно, так как репутация бизнеса в сообществе играет большую роль и в развитии HR-бренда, и в формировании пула клиентов. И если у вас узкая область с высоким уровнем конкуренции, вы точно в зоне риска. 

Чтобы позаботиться о безопасности

Если сотрудник ушёл, но у него сохраняются доступы ко всем критически важным ИТ-системам, корпоративной почте и сервисам, не удивляйтесь, если ваша клиентская база вдруг окажется у конкурентов: особенно в том случае, если вы расстались с сотрудником не слишком хорошо. Для этого важно настроить процесс постепенного отключения человека от вашей инфраструктуры, чтобы он успел передать все задачи, но после увольнения 

Чтобы получить обратную связь

Сотрудника больше не сдерживают обязательства перед командой, стеснение и неуверенность: он может стать источником инсайтов о том, что в ваших процессах работает не так. Это ресурс, который очень важно использовать. 

Чтобы создать реферальный канал

Если вы хорошо расстались с сотрудником, он может приводить в ваш бизнес новых людей, даже несмотря на то, что сам уже не относится к компании. «Мои пути с бизнесом разошлись, но кажется, что мой знакомый или приятель идеально подходит для команды», — здорово, если к вам будут приходить проверенные люди по хорошим рекомендациям. 

Как построить процесс оффбординга

Frame 22 (2)

Подготовьте запасные пути. Итак, сотрудник сообщил, что хочет уволиться. Стоит обсудить, в чём причины и есть ли у человека оффер от другой компании. Если вы понимаете, что других предложений от рынка пока нет, а сотрудник ещё колеблется, предложите альтернативные позиции в вашей компании. Ваше предложение может звучать так: «Если ты чувствуешь себя некомфортно в отделе А, находясь в команде В, ты можешь перейти в команду С».

Если увольняете вы:
 
честно расскажите, в чём причина: кризис в компании или результаты работы, которые не дотянули до ваших ожиданий.

расскажите, как собираетесь преодолевать кризис и какие у вас планы найма, обсудите возможность вернуться, если всё будет в порядке. 

обязательно похвалите сотрудника за результаты, которых он уже достиг, и пообещайте оставить весь возможный фидбэк, который поможет в дальнейшем трудоустройстве.

Поговорите по душам. Это не exit-интервью, а честная беседа, которая снимет напряжение с обеих сторон.

Продумайте коммуникацию с командой. Часть команды, которая дружила с сотрудником, будет переживать из-за потери хорошего приятеля, другая часть — думать о том, что «в компании что-то не так», третья — паниковать из-за того, что рабочие процессы остановятся. Если вы тянете с объявлением об увольнении члена команды, в команде могут распространиться слухи и дезинформация.

Как действовать: во-первых, если сотрудник не против, публично поблагодарите его за всё, что он сделал для компании, и тепло пожелайте успехов. Можно сделать это на общей встрече, в корпоративной рассылке или на внутреннем портале. Во-вторых, обязательно обсудите с командой, кто будет выполнять задачи увольняющегося работника. 

Постройте вместе с сотрудником план по передаче дел. Две недели — слишком мало, чтобы быстро нанять специалиста на замену, так что нужно попросить человека составить подробную инструкцию по своим задачам в команде. В то же время нужно проконтролировать, насколько оставшимся в команде людям комфортно в новых ролях, и убедиться, что у них есть доступ ко всем документам и сервисам, которые нужны для того, чтобы выполнять задачи эффективно. 

Расскажите, как получить рекомендации. Это может быть бумажная рекомендация с печатью и подписью директора или, например, отзыв в LinkedIn. 

Разберитесь с техническими деталями. Сотрудник должен получить зарплату, подписать финальные документы, сдать рабочую технику, пропуск и выйти из всех корпоративных сервисов. На этом этапе важно держать с человеком связь и помогать со всеми мелочами — иначе он может подумать, что после поданного заявления об увольнении вы резко прекратили интересоваться его дальнейшей судьбой в компании. 

Организуйте bye-bye активности. Здесь мяч на стороне команды: они лучше знают предпочтения сотрудника. Это может быть вечеринка, прощальный мерч, совместный обед или любые другие приятные коммуникации.

Пригласите в alumni-сообщество. Сообщество уволившихся — первый мостик, который поможет сохранить коммуникации после выхода сотрудника из бизнеса. 

Проведите exit-интервью. Удачное exit-интервью — то, которое вы проводите сразу же после того, как сотрудник упомянул, что собирается увольняться. На этом интервью можно спросить у сотрудника, почему он уходит, какие возможности ему интересны, и предложить позиции в других отделах. В этом случае такая беседа может реально повлиять на ситуацию и сохранить человека в бизнесе. В последние дни работы ценность exit-интервью уменьшается, но чем честнее будет ваш последний разговор, тем больше инсайтов для улучшения процессов вы получите. 

Какие вопросы можно задать:

Frame 21 (4)

Важно учитывать в работе показатель завершения exit-интервью. Как это сделать: посчитайте количество завершённых интервью, разделите на количество увольнений, а полученное число умножьте на 100. Этот показатель покажет, вам, сколько людей проходят ваше выходное интервью. 

Frame 24 (1)

Если уровень низкий, о чём это говорит: 

  • процесс проведения интервью долгий или неудобный для сотрудников — они скорее будут передавать дела своим коллегам, чем пройдут ваш гигантский опрос в гугл-формах;
  • сотрудники злятся на компанию, испытывают негатив, не хотят давать фидбек или боятся, что руководитель или HR-менеджер поведут себя агрессивно после того, как прочитают обратную связь.

Для чего нужно: чтобы понять, с каким количеством людей, которые уходят из бизнеса, вам удаётся правильно прокоммуницировать: снять напряжение и рассказать про возможность внутреннего найма. Если таких сотрудников всего лишь 50%, значит, другая половина находится в «серой зоне», на которую у вас нет возможности повлиять.

Инструменты оффбординга

Обучение. Заранее подготовленный набор гайдов и чек-листов, которые помогут провести процесс оффбординга деликатно и эффективно. Хорошо работают диалоговые тренажёры, на которых HR-менеджер и лид команды могут отработать коммуникацию с увольняющимся сотрудником. Можно тренироваться нейтрализовывать негатив, делать контр-оффер или предлагать альтернативные позиции в компании. 

Оценка 360. Проходит как стандартная оценка 360. Вопросы составляются с целью выяснить, что думают о процессе увольнения все, кто в нём участвует: от сотрудника до других членов команды, которые принимают дела. 

Exit-интервью. Помогает выявить организационные поломки в процессах, понять, существует ли вероятность, что сотрудник может вернуться в компанию, можно ли использовать его как реферальный канал. 

Чат-бот. Часто работает как проводник по финальным процессам: назначает встречи с лидом и командой, напоминает о необходимости сдать обходной лист и забрать рекомендацию у руководителя, а также помогает с другими рутинными вещами, о которой из-за нагрузки может забыть HR. 

Автоматизировать оффбординг можно с чат-ботом Friday, который поможет сохранить отношения с уволившимся сотрудником и сделать его амбассадором компании. А ещё — соберёт данные о динамике и причинах текучести, сильных и слабых сторонах бизнеса, чтобы выявить точки роста.

Подайте заявку на бесплатное демо, чтобы мы рассказали, как чат-бот решит ваши задачи.

 

Похожие статьи

Подпишитесь на наши обновления

Узнавайте первым о новых статьях, интервью и новостях из мира HR